Hoe worden Oekraïense vluchtelingen geplaatst in de regio’s Rotterdam-Rijnmond en Zuid-Holland Zuid?

Liever beeld? Bekijk hier de video!

Het doel van alle partijen die zijn betrokken bij de vluchtelingenopvang is vluchtelingen zo snel mogelijk een geschikte verblijfplaats voor langere tijd bieden. Wat betekent dat? Allereerst dat vluchtelingen zo kort mogelijk in crisisnoodopvang verblijven. Denk hierbij aan sporthallen of kantoorpanden met weinig tot geen privacy. Deze locaties zijn niet geschikt voor de langere termijn. Op dit moment is er zowel in Rotterdam-Rijnmond als in Zuid-Holland Zuid slechts één crisisnoodopvanglocatie in gebruik, de zogenaamde ‘hub’. Na aankomst in Nederland worden vluchtelingen eerst naar de ‘hub’ doorverwezen en daar geregistreerd. Vluchtelingen die ’s avonds laat aankomen kunnen op de ‘hub’ overnachten, maar idealiter krijgen zij meteen na registratie een verblijf voor langere termijn aangewezen.

Daarnaast moet er een goede match zijn tussen vluchtelingen en die opvanglocaties voor de langere termijn. Een gezin wil je niet uit elkaar halen, dus moet je opzoek naar een locatie waar het gehele gezin kan verblijven. Cruiseboten zijn niet geschikt voor kleine kinderen, want die kunnen over de reling vallen. Is een locatie geschikt voor vluchtelingen met een beperking, of vluchtelingen die een huisdier hebben meegenomen? Dat zijn allemaal zaken waar je rekening mee moet houden bij de plaatsing van vluchtelingen.

Registratie

Een goede registratie op de ‘hub’ is noodzakelijk om vluchtelingen zo snel mogelijk een geschikt verblijf te bieden. In eerste instantie verliep die registratie handmatig. Als een vluchteling binnenkwam op de ‘hub’ vond er een intake plaats. Vluchtelingen vulden zelf met de hand een formulier in of een medewerker van de ‘hub’ deed dit voor hen. Dat formulier werd op een later moment overgetikt en ingevoerd in de computer. Intakeformulieren van vluchtelingen die bij elkaar hoorden werden aan elkaar geniet.

Registratie werd nog eens bemoeilijkt door verschil in schrift. Oekraïners gebruiken namelijk een ander schrift dan het onze, het cyrillisch schrift. Dat maakt het voor Oekraïners lastig onze formulieren in Latijns schrift te begrijpen, en voor de medewerkers in de vluchtelingenopvang lastig te controleren of vluchtelingen het formulier juist hebben ingevuld. Daarnaast maakte dit van de registratie een tijdrovend proces.

Spreidingstool

Om registratie en matching van vluchtelingen en opvanglocaties makkelijker te maken heeft MIC geholpen het registratieproces te digitaliseren. Hoewel MIC in principe enkel tot doel heeft een goed situatiebeeld te geven door middel van het MIC-dashboard, is er vanuit MIC bereidheid mee te denken over de borging van processen die daaraan bijdragen indien dat gewenst is. Daarom heeft MIC een vluchtelingenspreidingstool ontwikkeld. Met behulp van deze tool kunnen vluchtelingen zichzelf in hun eigen taal registreren en kunnen ze makkelijker gematcht worden met geschikte locaties. Hoe werkt het? Dat leggen we uit aan de fictieve casus van Elena.

Basisregistratie

Elena is samen met haar twee kinderen, haar moeder en haar kat gevlucht uit Oekraïne. Eenmaal in Rotterdam aangekomen wordt ze naar de ontvangstlocatie, de ‘hub’, aan de Max Euwelaan verwezen. Op de ‘hub’ wordt Elena verteld de QR-code die daar ophangt te scannen met haar telefoon. Omdat haar telefoon kapot is gegaan tijdens de reis krijgt ze een device van de gemeente.

Als Elena de QR-code scant popt er een venster op waar ze haar voorkeurstaal kan kiezen: Oekraïens, Russisch, Engels of Nederlands. Opgelucht klikt ze ‘Oekraïens’ aan. Engels spreken gaat haar redelijk af, maar lezen en schrijven in Latijns schrift is een ander verhaal. Gelukkig kan ze haar gegevens in cyrillisch schrift invullen.

Nadat ze haar voorkeurstaal heeft gekozen popt er een venster op waar ze haar persoonlijke gegevens kan invullen, zoals naam, geboortedatum, nationaliteit en contactgegevens. Ze leest dat dit nodig is om haar op de ‘hub’ in te schrijven en een goede verblijfsruimte voor haar te vinden. Duidelijk, denkt Elena. Ze vult haar gegevens in en klikt op ‘opslaan’, waarna ze haar moeder en kinderen hetzelfde laat doen.

Daarna volgt een intake door Soraya, een medewerker van het Rode Kruis. Soraya zag de namen van Elena en haar familie al oppoppen in de tool onder ‘nieuwe aanmeldingen’. De namen zijn automatisch vertaald naar Latijns schrift, dus Soraya hoeft geen cyrillisch schrift te ontcijferen. Ze doet een snelle ID-check om er zeker van te zijn dat de ingevulde gegevens kloppen. Dat is het geval. Mooi! Soraya vinkt de namen van de familie aan in de tool en klikt op ‘geselecteerde personen inboeken’. De namen verschijnen nu onder ‘geregistreerde vluchtelingen’. Soraya voert ook in de tool in dat de familie een kat mee heeft genomen, zodat daar rekening mee kan worden gehouden bij de matching. Tot slot vraagt Soraya of de familie eventueel in particuliere opvang bij een gezin geplaatst wil worden. Elena geeft aan daar geen problemen mee te hebben.

Registratie kenmerken

Vervolgens schuiven Elena en haar familie een tafeltje op voor de intake van Angelique, een verpleegkundige. Angelique vraagt Elena of er medische zaken zijn om rekening mee te houden tijdens de plaatsing van haar en haar familie. Elena geeft aan dat haar moeder mindervalide is. Angelique registreert dit in de tool.

Matching

Nadat Elena en haar familie de volledige registratie hebben doorlopen moet er zo snel mogelijk een geschikte verblijfplaats voor hen gevonden worden. Huub, de locatiemanager van de ‘hub’, zoekt in de tool naar locaties waar plaats is voor vier personen en die geschikt is voor kinderen, mindervaliden en huisdieren. In Schiedam lijkt er plek te zijn. Huub belt de betreffende locatiemanager, Dani, om te controleren of dat nog steeds het geval is. Nadat Dani dit heeft bevestigd vinkt Huub de namen van Elena en haar familie in de tool aan. Hij selecteert de locatie in Schiedam en klikt op ‘Verhuis personen’.

Dani ziet de namen van Elena en haar familie oppoppen in de tool onder ‘Onderweg naar uw locatie’. Als Elena en haar familie aankomen in Schiedam doet Dani nog een snelle ID-check om er zeker van te zijn dat de juiste personen zijn aangekomen. Dat is het geval. Dani vinkt de namen aan in het systeem en klikt op ‘geselecteerde personen inboeken’. De namen poppen nu op onder ‘geregistreerde vluchtelingen’. Elena en haar familie hebben nu een bed in de opvanglocatie in Schiedam toebedeeld gekregen en kunnen daar langere tijd verblijven.