Hij was 12 jaar oud toen hij bij de jeugdbrandweer op de stoep stond om lid te worden. Veiligheid zit Marcel in het bloed. Hij zoekt daarbij het liefst de combinatie van theorie en praktijk op. Niet toevallig dus, dat hij zich op dit moment bij het Veiligheidsinformatiecentrum inzet voor een betere afstemming tussen de koude en warme organisatie.
Hoe en vanuit welke behoefte is het VIC ontstaan?
“We zijn in 2014 begonnen. De directe aanleiding was dat de regio Utrecht iets daarvoor al een VIC had opgestart. De directie van de VRR had behoefte aan een soort ochtendkrant waarin stond welke incidenten er de afgelopen 24 uur hadden plaatsgevonden. Het VIC is dat soort rapporten op gaan stellen. Al snel bleek dat er ook binnen de rest van de organisatie behoefte was aan dagrapporten. Als er een bijzonder incident plaatsvindt, dan wil je dat zo ruim mogelijk in de organisatie verspreiden. Zo kunnen mensen die niet bij het incident aanwezig waren ook meekijken en daarvan leren”, licht Marcel toe. “Mensen van de koude organisatie willen ook weten wat voor meldingen er binnenkomen. Waardoor ze vanuit die verbinding met de warme organisatie op straat en de meldkamer betere plannen en procedures kunnen maken, die goed aansluiten op de praktijk.”
Hij vervolgt: “Daarnaast zijn we een complexe regio. We hebben biologische laboratoria, een vliegveld, chemische industrie, we hebben de meest complexe panden. Ik vind het een fantastische regio om in te werken, maar je kunt niet van een persoon verwachten dat hij of zij hiervoor alle plannen en procedures in het hoofd heeft zitten. Dan heb je eens iets gehoord van een tunnelplan, en vijf jaar later is er een incident in die tunnel. Je weet dan echt niet meer hoe het ook alweer met dat plan zat. Dan heb je iemand nodig die kan zeggen: dit waren de hoofdzakelijke punten. Dat is een kerntaak van het VIC en ook een doel dat voor MIC geldt.”
“Sinds de begin jaren negentig is er een flinke technologische vooruitgang geboekt met de komst van het internet, mobiele telefoon, sociale media en Artificial Intelligence (AI). Het wordt tijd om ook de meldkamer te laten profiteren van deze ontwikkelingen. De meldingen komen nu nog vooral telefonisch binnen en dan is het wachten op het eerste nader bericht als een voertuig ter plaatse is. De internetrevolutie biedt ons echter veel meer mogelijkheden om snel een juiste inschatting te maken over het incident. Er zijn veel digitale bronnen beschikbaar, maar dan moet je wel zorgen dat er iemand tijd heeft om deze te raadplegen.”
“We moesten inspelen op nieuwe ontwikkelingen, zoals sociale media. Daarmee kun je al heel snel een beeld krijgen van een incident, want mensen pakken hun mobieltje en gaan filmen. Vooral in het eerste uur – het gouden uur – valt daar veel winst mee te behalen. Dan is de chaos het grootst en kun je de hulpdiensten helpen door goede informatie aan te reiken. Maar je ziet het in Oekraïne: informatie kan ook als wapen worden ingezet. De komst van sociale media heeft veel gebracht, maar er wordt ook desinformatie verspreid. Je ziet dat er heel erg behoefte is aan juiste informatie.”
Wat is de werkwijze van het VIC?
“Wij werken voor zowel de regio’s Rotterdam-Rijnmond als Zuid-Holland Zuid, dus voor het hele gebied van de Meldkamer Rotterdam. We werken op kantoortijden en op verzoek, bijvoorbeeld ook tijdens de rellen op de Coolsingel. Maar in principe doen we het tijdens kantoortijd op basis van vrijwilligheid. Mensen doen het naast hun reguliere taak. Er zijn nu negen VIC’ers: vier van Rotterdam-Rijnmond en vijf van Zuid-Holland Zuid.”
“Wij beginnen de dag op de meldkamer zodat we kunnen horen wat daar gebeurt. Je pikt de stemming op en hoort al snel wat er aan de hand is. Aan het begin van de dag maken we de dagrapportage. Daarvoor gaan we kijken wat er de afgelopen nacht is gebeurd. We proberen de incidenten die voor het publiek, de pers of voor personeel relevant zijn eruit te halen. We gebruiken hierbij zowel open als gesloten bronnen.”
“Daarnaast kijken we in onze mailbox of er bijzondere e-mails zijn binnengekomen. Bijvoorbeeld dat er hoog water wordt verwacht of er bijzonder transport of een bijzondere oefening plaatsvindt. Dat verwerken we allemaal in het Landelijk Crisismanagement Systeem (LCMS). Daarin heb je een soort briefing staan en kun je elke dag kijken of er bijzonderheden of bepaalde dreigingen zijn. De vogelgriep is er zo een, maar ook Oekraïne in dit geval.”
“Verder ondersteunen we de CaCo en de centralist op de meldkamer als er een incident plaatsvindt. De CaCo heeft een operationele functie en een informatiefunctie. Je voelt het al aan; net als de mensen in het veld is de CaCo op het moment dat het spannend wordt heel erg met de meldkamer en de coördinerende taken bezig. De CaCo kan ook maar één ding tegelijk, dus de informatietaak laat hij of zij dan waarschijnlijk als eerst vallen. Wij pakken die dan op, zodat de CaCo zich kan richten op de coördinerende taken.”
Welke veranderingen gaan er de komende tijd doorgevoerd worden in het VIC?
“Het idee is dat er een integratie met het MIC gaat plaatsvinden. We zitten nu alleen tijdens kantoortijden op het VIC, maar MIC heeft de intentie om daar 24/7 mensen neer te zetten. Want als centralisten nu in de nacht een flink incident over zich heen krijgen, dan kunnen we niet helpen. MIC wil dat nadrukkelijk wel gaan doen. Het is ook de bedoeling dat VIC’er van vrijwillige neventaak een onderdeel van de eigenstandige informatieorganisatie van de Veiligheidsregio wordt. De technologische ontwikkeling gaat door en het belang van informatie neemt toe. Langzamerhand proberen we met MIC te bereiken dat de omgang met informatie netjes en gestructureerd verloopt en goed is afgestemd op de behoefte van de organisatie.”
“We willen daarnaast gaan werken met modernere middelen. In plaats van elke ochtend via e-mail te rapporteren willen we dat je online kunt zien welke incidenten er spelen en wat het actuele beeld is. En niet maar één keer per dag. Het is de bedoeling dat er gebruik wordt gemaakt van het notificatiedashboard, dat je een seintje geeft wanneer er iets bijzonders aan de hand is, zoals noodweer of een grote hack. Dan hoef je niet continu zelf in LCMS te kijken. Het is daarbij wel belangrijk dat je iets organiseert dat past bij de organisatie. Het heeft geen zin om heel dure en ingewikkelde technologieën in te zetten als de organisatie daar niet klaar voor is.”
“Verder zoeken we de verbinding met andere informatiecellen, zoals bijvoorbeeld Rijkswaterstaat, DCMR Milieudienst, Havenbedrijf en de politie. Het is natuurlijk wel handig als we elkaar kennen en weten te vinden bij incidenten. Als er bijvoorbeeld trekkers van het boerenprotest onderweg zijn naar Den Haag en ze zien dat de A12 is afgezet, dan kunnen ze denken: we gaan bij Gouda linksaf, naar Rotterdam toe. Bij een goede samenwerking met Rijkswaterstaat kunnen we dat van tevoren weten.”
“Ik denk ook dat er een rol komt voor het signaleren van trends in incidenten. IRS (Incident Registratie Systeem) maakt bijvoorbeeld al rapportages, maar je moet zorgen dat je de koude organisatie daar verder mee kunt helpen. Dat er structureel gekeken wordt naar welke incidenten de afgelopen dag zijn gebeurd, wat de leerpunten zijn en dat er ook navolging komt richting de koude organisatie. Dus ik hoop dat we ook een stukje backoffice kunnen doen in het kader van evalueren.”
Wat wordt er nu precies met evaluaties gedaan?
“Ja, die worden gemaakt…”
En dan?
“Vanuit IRS wordt elke maand netjes een rapportage van wat er geweest is aan incidenten en waar lering uit getrokken kan worden. Maar andere evaluaties? Ze worden gemaakt. Soms ontgaat het mij wat daarmee gebeurt. Ik heb het idee dat daar nog wel winst valt te halen. Niet alleen van grote incidenten kun je veel leren, maar ook van de bijzondere kleinere incidenten. Ook het onderkennen van “weak signals” kan helpen om tijdig te kunnen handelen, voordat het uiteindelijk een keer echt flink mis gaat. Vaak gaat het negen keer net goed en de tiende keer echt fout en word je verrast door een groter incident”
Je zei net al dat er verbinding met andere partijen wordt gezocht. Hoe komt het dat die verbinding er nu slechts beperkt is?
“Ik denk dat iedereen nog aan het zoeken is en zich nog richt op zijn of haar klassieke taak. De maatschappij wordt steeds complexer. Als er een olietanker lek gaat, dan kom je Rijkswaterstaat tegen omdat er zwanen onder de olie zitten. Als er iets misgaat met verstekelingen die je moet gaan zoeken, dan weet de douane weer heel makkelijk containers op te sporen. Dat is waar zij goed in zijn. Zo zie je elkaar steeds vaker en kom je steeds vaker partijen tegen waarmee je moet kunnen samenwerken. Kennis is macht, maar kennissen zijn machtiger. Er gebeurt heel veel in de maatschappij en ik denk dat we geen andere keuze hebben dan mee te groeien, ons aan te passen aan de veranderende omgeving. En ik denk dat MIC daarbij past.”
Op de vraag of hij de lezer van dit stuk nog wat mee wil geven antwoordt Marcel ietwat terughoudend: “Ik ben niet zo van de zendingsdrang.” Maar het VIC gaat hem aan het hart, dus waagt hij zich er toch aan. “We hebben altijd mensen nodig bij het VIC. Dus als jij het leuk vindt om op de scheidslijn van de warme en de koude organisatie te werken en wil bijdragen aan de verbinding daartussen, dan gaan we heel graag met je in gesprek. Neem vooral contact met ons op!”
